——整理/撰寫者:楊子儀
- 目標
高績效團隊的特徵即是成員們都能清楚了解「團隊目標」,也許這是非常淺顯易懂、本該如此的事,但我看過太多的團隊並非都能做到。且即使每個人似乎都知道團隊應該做些什麼,卻往往會對「做什麼」抱持著不同的看法;這就像即使人們都說著相同的話,這些話面對不同的人,也可能意味著不同的意思。
舉例來說,我記得曾有一個團隊,是為了某大型組織的部門制定戰略計劃而成立。每個成員都知道這個團隊的目標是什麼,但對於制定戰略計劃的實際含義,存在著不同的意見。
對某些人來說,制定戰略計劃是意味著從組織成員、競爭對手、客戶那裡收集數據的漫長過程;以及閱讀有關其行業的文獻,並預測該行業的未來趨勢。當收集和分析這些信息後,將可依據上述的內容設計出針對成員和客戶的決策,而在這樣漫長的過程中,戰略計劃也將會被制定。
但小組中的其他成員對制定戰略計劃的意義有非常不同的看法,對他們來說,這意味著要召開兩到三次的委員會會議,討論該部門在未來五年應該想要做些什麼,並寫下大部分委員會成員同意的想法。這個例子強調了「徹底討論」團隊目標,以及討論這些目標對於團隊成員「意味著什麼」的必要性。在每個人都清楚了解團隊目標前,努力實現它們是沒有意義的。
但即使在每個人都清楚團隊目標之後,並不意味著都同意該目標。高績效團隊的特徵之一,是成員們都應該要同意團隊目標,這代表著成員認為目標是合理且可以實現的,此外成員應該也覺得目標對於工作很重要,更會因此而促使團隊和組織受益。
- 討論、決策和規劃
高績效團隊的成員會花時間討論出他們將如何解決問題、作出決策,也就是說,他們在參與決策之前會決定如何制定決策。方法可能會採用多數決、三分之二多數決、共識或其他決策策略,關鍵是這些決定將是提前做出來的,且決策是有效的、獲得成員同意的。
此外,高績效團隊的成員會花時間定義和討論他們必須解決的問題,意即在最終的決定之前,成員們已經進行了充分的討論,以便於每個人清楚了解所涉及到的問題,和處理這些問題的替代方法。倘若在做出決定前,沒有花足夠的時間討論,那麼最終的決定可能是不適當或錯誤的。
- 實施與評估
高績效團隊會由成員制定出可執行的解決方案和決策,成員和領導者持續跟進這些決定,並監督彼此為這些決定的執行負起責任。成功的團隊亦會發展出評估解決方案和決策的方式,也許這些決策會被證明是錯誤或不適當的,但在有效的團隊中,這些錯誤和不適當,都會被迅速的發現並改正。
- 合作與衝突管理
大量研究證實,高績效團隊具有高度凝聚力,且擁有合作的成員。當然僅靠合作是不足以取得成功的,本文中概述的其他因素也是事實,舉例來說:某些小組中,成員互相合作是為了避免工作;而在其他的情況下,成員互相合作來是為了負擔最少量的工作。當然我們都明白,如果單只有合作是不足夠的,只是如果連合作都沒有,那麼成功的可能性也會非常低。
當然合作並不意味著永遠不會發生衝突,事實上許多研究告訴我們,富有成效的團隊會有頻繁的短暫衝突,如上述,這樣的衝突是「短暫」的,因為高績效團隊擁會運用有效的衝突管理策略解決這些衝突。
高效團隊的運作方式與非高效團隊的運作方式並不同,生產力的高低並不是偶然的,也不是一兩個人努力的結果。在一開始,一個團隊的運作方式確實會產生影響,舉例來說:金融業、酒店、製造業、服務業和教育機構中的相關研究發現,高績效團隊實際上比起一般團隊產出更多,而他們的經理、成員也認為他們團隊的工作效率更高。
關注團隊運作運方式並不是在浪費時間,反而是在「節省時間」,因為你可以省去許多「低績效團隊」所浪費的光陰。回顧高績效團隊的特徵,並確定團隊運作的良好面向,還有需要改進的部分,都會對團隊領導有所幫助。
延伸電影推薦:
波西米雅狂想曲(2018)/ Bohemian Rhapsody ,導演:布萊恩·傑伊·辛格(Bryan Jay Singer, 1965-)
Queen 是活耀在1975-1990年代的經典英國搖滾樂團。在Queen樂團成名且巡迴演唱多年後,團員們的創作遭遇瓶頸時,也曾面臨主唱Freddie Muccury 想要單飛的過程。但是在一連串的「試煉」後,Queen 樂團還是強勢回歸,找回自己的團隊核心力。
觀看要點:樂團創作過程中,如何在爭吵、意見相左時(團隊成員有衝突時),一次又一次完成經典樂曲創作。
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