——撰寫者：李佳容
新冠肺炎的爆發，改變了全球許多工作的型態跟樣貌，以「坐辦公室」、透過網路的工作為例，這些員工在疫情爆發期間，都會被要求在家工作（work from home）。當然，學校也不例外。尤其是當學生在家學習（learn from home），學校也嚴格管控進出校園人員之時，學校也幾乎是「空蕩蕩」，大家都是在家工作／學習。但是會跟學校接觸的人員，除了老師、學生之外，還有各種廠商、學校志工、其他校內社團等等人員。因此，正確傳遞各種與疫情相關的最新規定，便顯得非常重要，同時，這些規定應該要盡量避免再衍生出更多其他的新問題才是。
在2020年新冠肺炎爆發之初，台灣各校都沒有遇過類似的狀況，但同時又因為國外疫情拉警報，各校隨時有可能會面臨「關校」的情況，因此各校都不斷在演練「在家學習」。當然，學校的主體是老師跟學生，初始階段，把大量的心力投注在師生能夠順利上課的確是正確的選擇，但是台灣在2020年中期後，因為島內一直爆發大量的疫情，「封校」也只發生在幾所零星的學校而已。此時，學校的領導階層就應該把心力，轉投注在受疫情影響下「與學校有關的內外部人員」的管理問題上。
在疫情爆發期間，我曾經聽過某國立大學為了因應疫情管制人員進出，所下達的一個指令。該校總務處因擔心校外人員與校內人士的接觸，因此下令：從即日起，所有外部廠商送貨，一律只能送到大門口，不准進入校園。至於送到學校的貨品，則必須由學校裡面的廠商，如餐廳、影印部或是教職員本人，自行到校門口搬運。讀者光是用想像，就可以知道這樣的決策，可能會對送貨廠商以及學校內部人員帶來多大的困擾，（貨品怎麼簽收？內部人員在沒有緩衝時間準備下，如果沒有搬運器具，如何搬運貨品？）也遠離了「追蹤疫情，實名登記」的本意。因此，聽說後來這個「指令」，沒有多久就被學校的管理階層給自行推翻了。
另一所學校的管理故事，則是發生在今（2021）年5月，台灣疫情大爆發之時。在疫情爆發期間，台灣各大專院校幾乎都是採「線上學習」。因此，在爆發高峰期時，大多數的學生跟教職員都知道，學校的辦公室人員不是減半上班，就是辦公室偶爾會關閉。但是台灣在8月左右，疫情就逐漸區緩，指揮中心也逐漸放寬許多防疫的規定，學校也允許教職員、學生入校。此時，如果學校系所辦公室還是「關閉」的狀態，可以發送聯絡的訊息給同學，告知學生系（所）辦仍是關閉的。但是這間學校的系辦，沒有通知學生系上運作的情況，只在系辦的門口上面貼了一張紙條，上面寫著：「不准進來，有事請先用mail聯繫」。這當然會讓學生覺得「為什麼系（所）辦不能事先告知」、「目前並沒有規定不准跟人接觸，為什麼我都到學校來了急著辦事，卻不讓我進辦公室」？（註1）
上述的兩個例子，就是組織管理上，非常常見，而且並非難以解決的問題。但是兩間學校的處理方式，都不能算是最理想的。問題就在於，處事者可能只想解決「當前看到的問題」，至於提出解決方案後，會不會再造成更多的困擾，他們並沒有思考到。因此，組織管理的問題解決方針，當然與領導者的決策有關，但是當決策不夠周全時，幕僚們也應該適時提出建議，讓領導者「聽到」而且「願意聽進去」；同時，若是賦權給幕僚做決定，主管也應該知道決策的方向，並適時修正。否則，不僅無法順利解決問題，還可能減損領導者威信及學校的名聲啊！
註1：筆者就是看到學生在系所版貼抱怨文而得知此事。可見，「減少顧客的抱怨」，也是一個組織經營中，值得注意的層面。
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